忌引届の書き方実践ガイド｜必須記載項目・提出手順・必要書類をテンプレ付きで解説

突然の不幸で何をどう書けばいいかわからず、戸惑っていませんか。

忌引届の書類は宛名や日付、続柄の誤記や添付漏れがあると手続きが遅れ、精神的負担も増します。

この記事では忌引届の書き方を、必須記載項目・添付書類・会社や学校への提出手順まで、実例とテンプレで丁寧に解説します。

実際のメール文例や電話での伝え方、提出時の注意点も載せるので手続きがスムーズになります。

下の実践ガイドを順に確認すれば、慌ただしい中でも迷わず正しく届け出ができますので続きをご覧ください。

忌引届書き方実践ガイド

忌引届は急を要する手続きですが、正確に記載するとスムーズに承認されます。

このガイドでは必須項目の書き方から提出方法まで、実例をまじえて詳しく説明します。

必須記載項目

忌引届には記載漏れがあると処理が遅れるため、必要事項は最初に確認してください。

• 提出日
• 氏名
• 所属部署
• 続柄
• 忌引開始日と終了日
• 連絡先
• 添付書類の有無

上記の項目は多くの会社や学校で共通しています。

宛名

宛名はまず組織名や部署名を明確に記載してください。

社内ルールにより「人事部御中」や「○○部長 様」など使い分けが必要です。

個人宛てに出す場合は敬称を忘れないようにしてください。

日付の書き方

提出日と忌引の開始日、終了日は混同しやすいので別々に記載します。

和暦・西暦の指定がある場合は企業のルールに従ってください。

例として提出日を「2025年9月7日」、開始日を「2025年9月5日」といった表記にします。

時間の書き方

半日だけ休む場合は開始時間と終了時間を具体的に書くと誤解が減ります。

例えば「午前中のみ」ではなく、「午前9時から正午まで」と時間で示してください。

遅刻や早退と組み合わせる場合は、その理由と時刻も同時に明記します。

休暇期間の指定

休暇期間は開始日と終了日を含めて、何日間になるかを算出して示すと親切です。

途中で業務の都合により短縮する可能性がある場合は「状況により変更の可能性あり」と一言添えてください。

連続した日数だけでなく、分割して取る場合の希望も明確に記載すると調整がスムーズになります。

続柄の記載

続柄は簡潔に、かつ正確に記載してください。

「父」「母」「配偶者」「子」「祖父」「祖母」など、一般的な表現を使うと理解されやすいです。

法的効力を伴う書類を求められるケースでは、戸籍上の続柄と一致しているか確認してください。

添付書類欄

添付書類欄は何を同封するかを一覧で示すスペースです。

上の表は代表的な例で、組織により必要書類は異なります。

人事や学校の指示があれば、それに従って追加書類を用意してください。

署名

署名欄にはフルネームを明瞭に書きます。

手書きで提出する場合は自筆の署名が基本です。

電子申請の場合はログイン認証や電子署名で代替できることが多いです。

捺印

社内規程で印鑑が必要な場合は所定の位置に押印してください。

最近は電子ワークフローの普及で押印不要の組織も増えています。

不明な点は先に人事や総務に確認すると安心です。

提出方法

提出方法は一般的に手渡し、メール添付、社内申請システムのいずれかです。

緊急の場合はまず上司に電話連絡し、その後で書面やメールで正式に提出してください。

郵送が指定されるケースでは、コピーを手元に保管しておくと後で確認しやすくなります。

会社向け提出手順

会社に忌引を申請する際は、まず上司に直接連絡を取り、続いて人事部に正式な書類を提出する流れが一般的です。

急な連絡でも冷静に要点を伝え、書類提出で不足がないよう準備すると安心です。

以下では上司への連絡方法、人事への提出手順、メール用の件名と本文例を具体的に紹介します。

上司への連絡

まずは電話での連絡を推奨します、音声で伝えることで誤解を防げます。

電話で伝える際は、誰が亡くなったのか、いつから何日間の休みが必要か、緊急の対応があるかを簡潔に伝えてください。

電話後、上司に簡単なメールで要点を残すと、後の手続きがスムーズになります。

• 連絡方法は電話優先
• 伝える内容は氏名続柄期間の確認
• 業務での緊急引継ぎの有無
• 人事への提出予定日

言葉遣いは落ち着いて、必要な情報を短く伝えると良いです。

上司から指示があれば、対応を速やかに進めてください。

人事提出手順

人事部への正式な提出は、会社規定に従って行います、まず就業規則や人事規程を確認してください。

忌引届には必須項目の記入と必要書類の添付が求められることが多く、死亡診断書や葬儀案内のコピーを用意すると安心です。

提出方法は紙の提出とメール添付のどちらか、あるいは社内ポータル経由が一般的です、事前に提出先とフォーマットを確認してください。

メールで提出する場合は、件名と本文に忌引である旨を明記し、添付ファイルの名前を分かりやすくしてください。

提出後は受領確認を取り、承認が下りたら勤務表や給与処理に反映されているかを確認しましょう。

メール件名例

メール本文例

件名は先に示した形式で作成してください。

以下に2種類の本文例を挙げます、状況に合わせて調整してご利用ください。

【短い連絡用例】

お疲れ様です、氏名です。

私事で恐縮ですが、本日親族が亡くなり忌引を取得したくご連絡いたします。

本日は業務を離れますが、緊急対応が必要な案件はAさんに引き継いでおります。

詳細な手続きは追って人事に提出いたしますので、よろしくお願いいたします。

【正式提出用例】

お世話になっております、氏名です。

このたび親族の逝去に伴い、忌引届を提出いたします。

休暇期間は年月日から年月日までを希望しております、添付にて死亡診断書のコピーと葬儀案内を送付します。

業務の引継ぎについてはBさんに依頼済みで、引継ぎ資料を共有フォルダにアップ済みです。

ご確認のうえ、承認手続きをお願いできますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

学校向け提出手順

学校に忌引の連絡や書類を提出する際の基本的な流れと心構えを解説します。

急なことが多く、落ち着かない場面ですが、必要な情報は簡潔に伝えると手続きがスムーズになります。

担任への連絡

まずは担任に電話で欠席の連絡を入れるのが一般的です。

電話で伝える際は、児童の氏名と学年クラス、続柄、欠席の開始日とおおよその復帰見込みを伝えてください。

連絡は学校の始業時間前後や昼休みを避けると対応が取りやすくなります。

• 児童名
• 学年とクラス
• 続柄
• 欠席開始日
• 復帰予定日
• 緊急連絡先

担任に伝える内容を事前に箇条書きで用意しておくと、慌てずに説明できます。

学校提出書類

学校へ提出する書類は学校ごとに指定が異なるため、事前に確認することをおすすめします。

基本的には証明書類のコピーで足りる場合と原本提出を求められる場合があるので、両方用意しておくと安心です。

表にない特殊な事情がある場合は、学校の事務室に相談して提出方法を決めてください。

電話文例

お忙しいところ失礼いたします、〇年〇組の保護者、山田太郎と申します。

本日、祖父が亡くなり、忌引のため子どもを欠席させていただきたくご連絡いたしました。

児童名は山田花子、欠席は本日から通夜と葬儀のため二日間を予定しております。

必要な書類は後日持参または郵送いたしますので、ご指示いただけますと助かります。

ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

メール文例

件名：忌引による欠席のご連絡（山田花子 保護者 山田太郎）。

いつもお世話になっております、〇年〇組の保護者、山田太郎です。

このたび、祖父が逝去いたしましたため、忌引により本日より二日間、子どもを欠席させていただきます。

欠席期間中の学習課題や提出物がありましたら、ご指示いただけますと幸いです。

死亡診断書のコピーと葬儀案内を後日提出いたしますので、提出方法をご確認ください。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

保護者名 山田太郎。

連絡先 090-1234-5678。

必要書類一覧

忌引申請に必要となる代表的な書類を項目別にわかりやすくまとめます。

会社や学校で求められる書類は異なるため、事前にどれが必要か確認されることをおすすめします。

死亡診断書

死亡診断書は最も基本的な証明書で、医療機関が発行します。

氏名や死亡日時、死因が記載されており、忌引の根拠として提出を求められることが多いです。

原本の提出を求められる場合とコピーで足りる場合があるため、提出先に確認してください。

葬儀案内

葬儀案内は式の日時や会場、喪主の氏名がわかる書類です。

会社では、出勤や交通の調整のために案内の提出を求められることがあります。

• 式場名
• 日時
• 喪主名
• 会場住所

戸籍謄本

戸籍謄本は続柄を正式に示す公的書類として使われます。

配偶者や直系親族の死亡で忌引日数が異なる場合、関係性の証明として提出を求められることがあります。

市区町村役場で取得できますが、手続きや発行日数を考慮して早めに申請されると安心です。

会葬礼状

会葬礼状は葬儀に参列したことを示す受領書や案内状のことを指します。

会社によっては、参列の事実確認のために礼状のコピーを求める場合があります。

必須ではないケースもありますが、手元に用意しておくと手続きがスムーズになります。

医療機関の証明書

入院や治療中の経緯を示す書類が必要になる場合があります。

特に病死で忌引の判断に迷う場合、医療機関発行の証明書が役立ちます。

以下は医療関連の書類と主な用途の一覧です。

発行に時間がかかる場合があるため、担当医療機関に必要書類と発行日数を確認されることをおすすめします。

申請時の注意点

忌引届を申請するときにやりがちなミスを事前に把握しておくと、手続きがスムーズになります。

ここでは提出期限や記載内容、添付書類の不足、業務引継ぎに関する注意点を具体的に解説します。

提出期限の誤認

会社や学校ごとに忌引の取扱いは異なり、期限や日数の数え方もルールが分かれます。

例えば「勤務日を基準にする」場合と「暦日を基準にする」場合で休暇終了日が変わるため、就業規則を事前に確認してください。

申請期限を過ぎてしまうと、遡って認められないケースがあるので、可能な限り早めに連絡し、届出を提出するようにしましょう。

連絡が困難な事情があるときは、電話での仮連絡と合わせて後日正式書類を提出する旨を伝えておくと安心です。

関係性の誤記

続柄や故人との関係を誤って記載すると、証明書添付の際に差し戻されることがあります。

続柄は公的書類と照合されることが多いので、戸籍や相続関連の表記に合わせてください。

漢字の間違いや略称の使用もトラブルの原因になりますから、正式名称で書くことをおすすめします。

添付漏れ

必要書類の不足は最も多い差し戻し理由です。

• 死亡診断書
• 葬儀案内
• 戸籍謄本
• 会葬礼状
• 医療機関の証明書

各書類はコピーで提出できるか原本が必要かを事前に確認し、ファイル名や添付順を分かりやすくしておくと確認が早まります。

メールで送る場合はPDFで統一し、ファイルサイズが大きいと受信側で弾かれることがある点にも注意してください。

業務引継ぎ不足

急な休暇であっても、最低限の業務引継ぎを残しておくことが周囲への配慮となります。

引継ぎ内容は現在対応中の案件、期限、代行者の連絡先、重要ファイルの保管場所などを明記してください。

簡単なチェックリストを作成しておくと、受け取る側が作業を把握しやすくなります。

職場の体制や業務の緊急度によっては、在宅での対応や代理者への詳細説明をお願いする場合があることも伝えておきましょう。

事前準備が難しい場合は、上司に状況を正直に説明し、フォロー体制を一緒に決めてください。

忌引届の手続きが完了した後に取るべき対応を、分かりやすくご案内します。

社内での承認や記録を改めて確認し、承認メールや処理画面のスクリーンショットなどを保存してください。

必要書類の原本と写しは、社内規定に従って一定期間保管することが望ましいです。

給与や休暇の反映、各種精算が正しく行われているか、人事担当と最終確認を行ってください。

復職予定日や引継ぎ事項がある場合は、上司や関係者へ早めに連絡して、業務の滞りを防ぎましょう。

心身の回復を最優先に、必要に応じて産業医や社内相談窓口の利用もご検討ください。